¿Qué son los costos de mantenimiento de inventario y cómo reducirlos?

El costo de mantenimiento del inventario se refiere a los gastos que una empresa debe pagar para mantener y almacenar mercancías. Incluye costos directos como el arrendamiento de almacenes, salarios de los empleados, servicios públicos, seguros y costos indirectos como pérdidas y depreciación.

Este artículo explorará la definición de costos de mantenimiento mensuales y cinco mejores prácticas para reducirlos.

¿Cuáles son los costos de mantenimiento de inventario?

El costo mensual de mantenimiento del inventario es el gasto de mantener los artículos del inventario antes de venderlos. Consiste en gastos operativos, pagos de hipoteca, impuestos inmobiliarios, reservas requeridas por los prestamistas, mantenimiento interior y exterior, y otros servicios públicos como agua, electricidad, recolección de basura, etc.

Este gasto se expresa comúnmente como un porcentaje en comparación con el valor total de las acciones. Como regla general, se puede esperar que los costos de mantenimiento representen entre el 20% y el 30% del valor total del inventario.

El costo de almacenar el inventario representa una gran parte de los gastos de su cadena de suministro y afecta sus resultados. Averigüemos qué constituye este costo y la fórmula para calcularlo.

Fórmula del costo de mantenimiento del inventario

Para medir su costo de tenencia, puede utilizar la siguiente fórmula:

Costo de mantenimiento de inventario = (Costos de capital + Costos de servicio + Costos de espacio + Costos de riesgo)/Valor total del inventario * 100,

en el cual:

• Costos de capital: Los costos de capital involucran materias primas o artículos de inventario necesarios, junto con otros costos relacionados, como financiamiento y tarifas de mantenimiento de préstamos. Este componente es el que más contribuye a sus gastos de mantenimiento.
• Costos de servicio: este es el costo de mantener el inventario en un almacén, incluidos seguros, inversiones en hardware, impuestos, tarifas de software de gestión de inventario y costos de personal para realizar recuentos periódicos de inventario .
• Costos de espacio: Los costos de espacio son los costos de compra o alquiler de espacio de almacén, los costos de manejo para mover artículos dentro y fuera del almacén, la administración de servicios públicos, la seguridad física y los costos de control del clima.
  • Si tienes tu propio almacén, estos son costos fijos.
  • Si subcontrata sus operaciones de almacenamiento y cumplimiento a un proveedor de logística externo (3PL), los costos variarán según el uso y el volumen del producto.
• Costes de riesgo: Los riesgos de stock significan la amenaza de que los productos actualmente almacenados queden invendibles. Estos riesgos dañan su capital invertido en acciones y hacen que sea muy difícil recuperar las ventas. Además, si mantiene los artículos en stock durante demasiado tiempo, su valor puede disminuir en comparación con su valor original. Hay dos factores principales que conducen a los riesgos bursátiles:

• • Merma: pérdida por daño, robo o errores en el registro de existencias;
  • Obsolescencia: pérdida por caducidad o retiro del producto.

A continuación se muestra un ejemplo para calcular el costo de tenencia de acciones:

Una tienda de deportes tiene un valor de inventario total de $100 000 y los siguientes componentes de costo:

• Costos de capital: $20,000 para materias primas y costos asociados;
• Costos de servicio: $1000 por mes para costos de software, hardware y seguro;
• Costos de espacio: alquilar un espacio de almacén con clima controlado por $1,200 al mes, con $300 al mes en servicios públicos;
• Costos de riesgo: $500/mes en depreciación, contracción, obsolescencia y costo de oportunidad.

Su costo de mantenimiento de inventario será: (20.000+1.000+1.200+300+500)/100.000*100 = 23%

Cómo reducir el costo de mantener el inventario

Estos son los cinco métodos para reducir sus gastos de mantenimiento de acciones:

1. Mantenga la cantidad adecuada de existencias

Mantener demasiadas existencias de las necesarias es un problema común para los minoristas que eleva los costos de mantenimiento. Para optimizar este gasto, puede ajustar la frecuencia de reabastecimiento con sus proveedores en función de la demanda real de los clientes.

Un buen software de gestión de inventario con una herramienta de previsión le ayudará a predecir el equilibrio de inventario adecuado en función de su desempeño histórico de ventas y sus tendencias.

A continuación se detallan las características del software que necesita para tomar decisiones de reabastecimiento justo a tiempo:

• Mida los KPI de su inventario
• Evalúe su lista de SKU para seleccionar qué artículos merecen una ubicación en su tienda o almacén
• Determinar el nivel de inventario adecuado para mantener
• Notificar el momento de volver a realizar el pedido y recomendar la cantidad a comprar.
• Pronosticar la demanda de inventario

2. Acelerar el tiempo de rotación del inventario

Otra forma eficaz de reducir el costo de mantener el inventario es mejorar la tasa de rotación. Significa aumentar los porcentajes de productos vendidos y reducir el tiempo de permanencia de su stock en almacén.
Para reducir el inventario obsoleto, deshazte de ellos mientras todavía tengan valor. Si no actúa rápidamente, estos artículos pueden terminar siendo desechados o desechados:

• Evalúe el rendimiento del producto con regularidad para comprobar su tasa de ventas.
• Identifique qué SKU se venden lentamente. Luego podrá tomar medidas para impulsar las ventas, como lanzar un programa de promoción;
• Si un gran descuento no funciona, considere eliminar los artículos regalándolos, donándolos a una organización benéfica o vendiéndolos a un liquidador.

La capacidad de predecir la demanda del mercado también contribuye a una tasa de rotación saludable. Si sabe lo que buscan los clientes, podrá almacenar los productos adecuados y cumplir con los pedidos rápidamente.

3. Organiza tu almacén

Muchos minoristas no saben cómo optimizar su espacio de almacenamiento. Dado que la tarifa de almacenamiento es un componente importante de los costos de mantenimiento, rediseñar un diseño de almacenamiento eficaz puede ayudarlo a reducir este costo. Un almacén bien organizado puede evitar pérdidas o extravíos de inventario.

Para modificar una disposición de almacén, puede realizar algunas acciones como:

• Uso de contenedores y paletas estandarizados para almacenar sus productos para una búsqueda eficiente de almacenamiento y ubicación.
• Instalar un soporte para aumentar el espacio de almacenamiento vertical
• Colocar artículos populares en un lugar de fácil acceso.

Si trabaja con un socio 3PL, puede revisar el diseño de su almacén y mejorar la forma en que almacena productos de diferentes formas y tamaños. Entonces podrá optimizar los costes de mantenimiento trasladándose a un almacén más pequeño.

Además, podrás reorganizar tu almacén para aumentar la productividad de tus empleados. Pruebe diferentes métodos para seleccionar y empaquetar artículos, mantener los productos de gran volumen cerca de las estaciones de empaque y adoptar herramientas de automatización para delinear las rutas de recolección más eficientes y acortar el proceso de cumplimiento de pedidos.

4. Adopte una solución de gestión de inventario digital

Los métodos tradicionales de registro de existencias, como el papel y las hojas de cálculo de Excel, no son los mejores en cuanto a precisión. En su lugar, debería invertir en un sistema minorista con una función de gestión de inventario para optimizar su cadena de suministro con datos precisos en tiempo real.

Un buen software le brinda varios beneficios que ayudan a optimizar los niveles de inventario y reducir sus gastos de mantenimiento:

• Actualizar los cambios en el inventario en tiempo real cuando se vende o devuelve un producto;
• Cree flujos de trabajo consistentes en recepción, envío y cumplimiento;
• Realice un seguimiento de todos los detalles y el estado de los pedidos de los clientes;
• Proporcionar una vista única centralizando todos los datos sobre ventas, movimiento de stock, clientes y gestión de empleados;
• Mejorar la visibilidad del inventario para tomar decisiones inteligentes;
• Recomendar el equilibrio de inventario ideal;
• Controlar los SKU y la distribución del almacén;
• Analizar e interpretar datos para detectar tendencias.

5. Negociar con proveedores

Disminuir los costos de mantenimiento de existencias es negociar con sus proveedores para asegurarse de no incurrir en demasiados gastos y riesgos antes de comprar estos artículos.

Habla con tus proveedores sobre la posibilidad de comprar estratégicamente con el mejor precio basándose en la previsión de inventario. De esta manera reducirá sus costos de capital y sus costos de almacenamiento:

• Agregar un término de contrato para la responsabilidad de los proveedores por daños por robo o costos administrativos durante el tránsito a su almacén;
• Determine un período máximo de retención de inventario con los proveedores y cobre por cada día después del período para compensar los gastos de mantenimiento de inventario.

En conclusión

Verifique periódicamente el costo de mantenimiento del inventario para ver dónde puede mejorar. Puede reconocer y eliminar cuellos de botella con un sistema de gestión de inventario eficiente para guiar sus decisiones comerciales. Esto le ayudará a reducir sus costos de inventario y establecer operaciones eficientes para su negocio minorista.