Chi phí lưu trữ hàng tồn kho là gì và làm thế nào để giảm nó?

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho đề cập đến chi phí mà doanh nghiệp phải trả để giữ và lưu trữ hàng hóa. Nó bao gồm các chi phí trực tiếp như cho thuê kho bãi, lương nhân viên, tiện ích, bảo hiểm và các chi phí gián tiếp như hao hụt và khấu hao.

Bài viết này sẽ khám phá định nghĩa về chi phí vận chuyển hàng tháng và 5 phương pháp hay nhất để giảm chúng.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho là gì?

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho hàng tháng là chi phí để giữ hàng tồn kho trước khi bán chúng. Nó bao gồm chi phí hoạt động, thanh toán thế chấp, thuế bất động sản, dự trữ bắt buộc cho người cho vay, bảo trì nội ngoại thất và các tiện ích khác như nước, điện, thu gom rác, v.v.

Chi phí này thường được biểu thị bằng phần trăm so với toàn bộ giá trị cổ phiếu. Theo nguyên tắc chung, bạn có thể dự kiến chi phí lưu kho sẽ chiếm 20%–30% tổng giá trị hàng tồn kho.

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong chi phí chuỗi cung ứng của bạn và ảnh hưởng đến lợi nhuận của bạn. Hãy cùng tìm hiểu xem điều gì tạo nên chi phí này và công thức tính toán nó.

Công thức tính giá vốn hàng tồn kho

Để đo chi phí nắm giữ, bạn có thể sử dụng công thức sau:

Chi phí lưu trữ hàng tồn kho = (Chi phí vốn + Chi phí dịch vụ + Chi phí mặt bằng + Chi phí rủi ro)/ Tổng giá trị hàng tồn kho * 100,

trong đó:

• Chi phí vốn: Chi phí vốn liên quan đến nguyên liệu thô hoặc hàng tồn kho cần thiết, cùng với các chi phí liên quan khác như phí tài trợ và duy trì khoản vay. Thành phần này là yếu tố đóng góp lớn nhất vào chi phí vận chuyển của bạn.
• Chi phí dịch vụ: Đây là chi phí để duy trì hàng tồn kho trong kho, bao gồm bảo hiểm, đầu tư phần cứng, thuế, phí phần mềm quản lý hàng tồn kho và chi phí cho nhân viên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho định kỳ .
• Chi phí không gian: Phí không gian là chi phí mua hoặc thuê mặt bằng kho, phí xử lý để di chuyển hàng hóa vào và ra khỏi kho, quản lý tiện ích, an ninh vật lý và chi phí kiểm soát khí hậu.
  • Nếu bạn có kho riêng thì đây là những chi phí cố định.
  • Nếu bạn thuê ngoài hoạt động lưu kho và xử lý đơn hàng của mình cho nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL), chi phí sẽ thay đổi tùy theo mức sử dụng và khối lượng sản phẩm.
• Chi phí rủi ro: Rủi ro về hàng tồn kho có nghĩa là mối đe dọa rằng các sản phẩm hiện đang được lưu trữ của bạn có thể trở nên không thể bán được. Những rủi ro này làm tổn hại đến nguồn vốn gắn liền với cổ phiếu của bạn và khiến việc phục hồi doanh thu trở nên rất khó khăn. Ngoài ra, nếu bạn giữ hàng trong kho quá lâu, giá trị của chúng có thể giảm so với giá trị ban đầu. Có 2 yếu tố chính dẫn đến rủi ro chứng khoán:

• • Co ngót: mất mát do hư hỏng, trộm cắp hoặc sai sót trong hồ sơ tồn kho;
  • Lỗi thời: tổn thất do sản phẩm hết hạn sử dụng hoặc ngừng hoạt động.

Dưới đây là một ví dụ để tính chi phí nắm giữ cổ phiếu của bạn:

Một cửa hàng thể thao có tổng giá trị hàng tồn kho là 100.000 USD và các thành phần chi phí sau:

• Chi phí vốn: 20.000 USD cho nguyên liệu thô và các chi phí liên quan;
• Chi phí dịch vụ: 1000 USD mỗi tháng cho chi phí phần mềm, phần cứng và bảo hiểm;
• Chi phí không gian: Thuê một không gian nhà kho có điều hòa không khí với giá 1.200 USD/tháng, bao gồm 300 USD/tháng chi phí tiện ích;
• Chi phí rủi ro: $500/tháng về khấu hao, hao hụt, lỗi thời và chi phí cơ hội.

Chi phí vận chuyển hàng tồn kho của họ sẽ là: (20.000+1.000+1.200+300+500)/100.000*100 = 23%

Làm thế nào để giảm chi phí lưu trữ hàng tồn kho

Dưới đây là 5 phương pháp để giảm chi phí lưu kho của bạn:

1. Giữ đúng lượng hàng trong kho

Việc dự trữ quá nhiều hàng hóa hơn mức bạn cần là một vấn đề phổ biến đối với các nhà bán lẻ khiến chi phí vận chuyển của bạn cao. Để tối ưu hóa chi phí này, bạn có thể điều chỉnh tần suất bổ sung với nhà cung cấp tùy theo nhu cầu thực tế của khách hàng.

Một phần mềm quản lý hàng tồn kho tốt với công cụ dự báo sẽ giúp bạn dự đoán số dư hàng tồn kho phù hợp dựa trên xu hướng và hiệu suất bán hàng trước đây của bạn.

Dưới đây là các tính năng phần mềm bạn cần để đưa ra quyết định bổ sung hàng kịp thời:

• Đo lường KPI hàng tồn kho của bạn
• Đánh giá danh sách SKU của bạn để chọn những mặt hàng xứng đáng có mặt trong cửa hàng hoặc kho hàng của bạn
• Xác định mức tồn kho thích hợp để duy trì
• Thông báo thời gian đặt hàng lại và đề xuất số lượng cần mua
• Dự báo nhu cầu tồn kho

2. Đẩy nhanh thời gian quay vòng hàng tồn kho

Một cách hiệu quả khác để giảm chi phí lưu giữ hàng tồn kho là cải thiện tốc độ quay vòng. Điều đó có nghĩa là tăng tỷ lệ phần trăm sản phẩm được bán và giảm thời gian hàng hóa của bạn ở trong kho.
Để giảm lượng hàng tồn kho quá hạn, hãy giảm bớt chúng khi chúng vẫn còn giá trị. Nếu bạn không hành động nhanh chóng, những món đồ này có thể bị vứt bỏ hoặc vứt đi:

• Đánh giá hiệu suất sản phẩm thường xuyên để kiểm tra tỷ lệ bán hàng của họ
• Xác định SKU nào đang bán chậm. Sau đó, bạn có thể thực hiện các hành động để thúc đẩy doanh số bán hàng như tung ra chương trình khuyến mãi;
• Nếu việc giảm giá sâu không hiệu quả, hãy cân nhắc việc loại bỏ các mặt hàng đó bằng cách cho đi, quyên góp cho tổ chức từ thiện hoặc bán chúng cho người thanh lý.

Khả năng dự đoán nhu cầu thị trường cũng góp phần mang lại tỷ lệ doanh thu ổn định. Nếu biết khách hàng đang tìm kiếm điều gì, bạn có thể dự trữ đúng sản phẩm và thực hiện đơn hàng một cách nhanh chóng.

3. Sắp xếp kho hàng của bạn

Nhiều nhà bán lẻ không biết cách tối ưu hóa không gian lưu trữ của mình. Vì phí lưu kho là một thành phần quan trọng trong chi phí lưu kho nên việc thiết kế lại cách bố trí kho bãi hiệu quả có thể giúp bạn giảm chi phí này. Một nhà kho được tổ chức tốt có thể ngăn chặn tình trạng mất mát hoặc thất lạc hàng tồn kho.

Để sửa đổi cách sắp xếp kho, bạn có thể thực hiện một số hành động như:

• Sử dụng thùng và pallet được tiêu chuẩn hóa để lưu trữ hàng hóa của bạn nhằm mục đích lưu trữ và tìm kiếm vị trí hiệu quả.
• Lắp đặt chân đế để tăng không gian lưu trữ theo chiều dọc
• Đặt các mặt hàng phổ biến ở một vị trí dễ tiếp cận.

Nếu bạn làm việc với đối tác 3PL, bạn có thể xem lại cách bố trí kho hàng của mình và cải thiện cách bạn lưu trữ các sản phẩm có hình dạng và kích cỡ khác nhau. Sau đó, bạn có thể tối ưu hóa chi phí lưu kho bằng cách chuyển đến nhà kho nhỏ hơn.

Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp lại kho hàng của mình để tăng năng suất cho nhân viên. Hãy thử các phương pháp khác nhau để chọn và đóng gói các mặt hàng, giữ các sản phẩm có khối lượng lớn gần trạm đóng gói và áp dụng các công cụ tự động hóa để vạch ra các tuyến lấy hàng hiệu quả nhất và rút ngắn quy trình thực hiện đơn hàng.

4. Áp dụng giải pháp quản lý hàng tồn kho kỹ thuật số

Các phương pháp ghi chép hàng tồn kho truyền thống như bảng tính giấy và Excel không phải là phương pháp tốt nhất để đảm bảo độ chính xác. Thay vào đó, bạn nên đầu tư vào hệ thống bán lẻ có tính năng quản lý hàng tồn kho để hợp lý hóa chuỗi cung ứng của mình với dữ liệu thời gian thực, chính xác.

Phần mềm tốt mang lại cho bạn nhiều lợi ích khác nhau giúp tối ưu hóa mức tồn kho và cắt giảm chi phí vận chuyển:

• Cập nhật các thay đổi trong kho theo thời gian thực khi sản phẩm được bán hoặc trả lại;
• Tạo quy trình công việc nhất quán trong việc nhận, vận chuyển và thực hiện;
• Theo dõi tất cả các chi tiết và trạng thái đơn hàng của khách hàng;
• Cung cấp một cái nhìn duy nhất bằng cách tập trung tất cả dữ liệu về doanh số bán hàng, biến động hàng tồn kho, khách hàng và quản lý nhân viên;
• Cải thiện khả năng hiển thị hàng tồn kho để đưa ra quyết định thông minh;
• Đề xuất số dư hàng tồn kho lý tưởng;
• Kiểm soát SKU và bố trí kho hàng;
• Phân tích và giải thích dữ liệu để phát hiện xu hướng .

5. Đàm phán với nhà cung cấp

Để giảm chi phí nắm giữ hàng tồn kho là hãy thương lượng với nhà cung cấp để đảm bảo bạn không phải chịu quá nhiều chi phí và rủi ro trước khi mua những mặt hàng này.

Trao đổi với nhà cung cấp của bạn về cơ hội mua hàng một cách chiến lược với mức giá tốt nhất dựa trên dự báo hàng tồn kho. Bằng cách này sẽ giảm chi phí vốn và chi phí lưu trữ của bạn:

• Thêm điều khoản hợp đồng về trách nhiệm của nhà cung cấp đối với thiệt hại do trộm cắp hoặc chi phí hành chính trong quá trình vận chuyển đến kho của bạn;
• Xác định thời gian lưu giữ hàng tồn kho tối đa với nhà cung cấp và tính phí cho mỗi ngày sau thời gian đó để bù đắp chi phí vận chuyển hàng tồn kho.

Tóm lại là

Thường xuyên kiểm tra chi phí tồn kho của bạn để xem bạn có thể cải thiện ở đâu. Bạn có thể nhận ra và loại bỏ các nút thắt bằng hệ thống quản lý hàng tồn kho hiệu quả để hướng dẫn các quyết định kinh doanh của mình. Điều này sẽ giúp bạn giảm chi phí tồn kho và thiết lập hoạt động tinh gọn cho doanh nghiệp bán lẻ của mình.